Un asunto de especial relevancia para la web es el de la propiedad intelectual.

La Base de Datos (BD) Retratos de El Fayum (RdF) tiene uno de sus elementos fundamentales en la disponibilidad de material fotográfico de dichos retratos. Al menos una fotografía de cada uno de los registros es imprescindible para su correcto funcionamiento, así que, desde el primer momento, se pensó en su propiedad intelectual y la gestión de sus derechos de copia.

Para empezar, tanto en la “Presentación” como en las “FAQ” se hace hincapié en que la BD tiene un propósito educativo y de investigación y, por encima de todo, en que su uso no está relacionado, de ninguna manera, con interés lucrativo o comercial alguno. En la FAQ “Ayudas para el mantenimiento” se recoge expresamente que la BD «no tiene ni admite ningún tipo de transacción económica a su respecto y, por tanto, no requiere de donaciones económicas monetarias. La web es y será libre y gratuita y sin ánimo de lucro por su propia concepción de origen. Con estas premisas hace uso, además, de los contenidos de otras páginas, de instituciones públicas o privadas, y de personas físicas o jurídicas».

Por otra parte, las fotografías utilizadas lo son con unos criterios muy claros:

1. Es necesario un número pequeño, en la mayoría de los casos solo una (1), de fotografías de cada retrato con el único fin de que pueda ser reconocido.

2. Las fotografías utilizadas no necesitan ser de una gran calidad, dado que su objetivo es la exclusiva identificación fácil y rápida de la obra.

3. RdF no intenta suplantar los sitios web, por ejemplo de museos, en los que se muestran las fotografía originales y, por el contrario, remite a ellos constantemente.

4. Todo el material fotográfico está referenciado a su lugar de origen y, en todos los casos posibles, se remite a esa dirección electrónica de origen para que el usuario pueda visitarla y obtener información gráfica adicional.

5. En el campo “Comentario museográfico” —el primero de los expositivos— se hace referencia a la propiedad y los permisos que apoyan la utilización de la imagen que acompaña al registro (el modelo tipo de esta información se encuentra en el apartado “Fotografías” del mencionado campo bajo el formato general = “Fot(ografía) Rep(roducida) Prop(iedad de) propietario (con) per(miso) tipo de permiso”).

6. La referencia a la propiedad intelectual explicada en el punto anterior, que se encuentra en todos y cada uno de los registros, es, a su vez, un enlace a este artículo del blog de la BD.

7. Aun así, se utiliza material fotográfico del que no se dispone de permiso alguno (en este caso el formato general del apartado y campo antes mencionados sería = “Fot(ografía) Rep(roducida) en lugar donde se encuentra”, sin más datos). En este caso, como se aclara en la FAQ “¿Es RdF propietaria de los contenidos?”, «si el propietario legítimo del recurso desea que se retire alguna imagen, puede comunicarlo y la imagen se retirará con la mayor celeridad».

Por lo tanto, todas las fotografías utilizadas se atienen a estos criterios y se ajustan a las normas y los propósitos aquí expuestos.

Detallamos a continuación la variedad de todos los permisos usados:

Autorización a RdelF. Se trata de una autorización especialmente otorgada a nuestra web: Retratos de El Fayum (RdeF), que nos permite el uso de fotografías con copyright de la Institución que corresponda. RdeF guarda dichas autorizaciones por escrito (en formato electrónico) y, en el caso de que sea necesario, se ocupa de su renovación puntual. Agradecemos desde aquí a todas las Instituciones que han tenido a bien colaborar con RdeF poniendo sus fondos a nuestra disposición para el buen uso de la comunidad científica, educativa y culturalmente interesada en este mundo artístico.

CC. Licencias Creative Commons, en sus diferentes modalidades, como instrumento jurídico para compartir y usar gratuitamente tanto la creatividad como el conocimiento. Algunas de las más grandes instituciones museísticas del mundo con gran cantidad de Retratos de El Fayum (como The British Museum o The Metropolitan Museum of Art de Nueva York) utilizan este tipo de permisos.

CGU du RmnGP. Conditions Générales d’Utulisation du Réunion des musées nationaux et du Grand Palais. Se trata de una web de la reunión de los museos nacionales de Francia con más de 500.000 obras en línea. Se permite la utilización de dicho material siempre que su objetivo sea educativo, de investigación y, sobre todo, sin ánimo comercial o de lucro.

Etalab Licence Ouverte. Licencia de referencia de las administraciones francesas para la publicación de datos públicos, comparable a la CC-BY 2.0; y, en nuestro caso concreto, la utilizada por el Musée du Louvre para compartir los contenidos de su sitio web.

Fair dealing in Canadian copyright law. Doctrina muy parecida a la del "Fair Use Permited" de los EE.UU. El Royal Ontario Museum, por ejemplo, informa de esta posibilidad en su web.

Fair Use Permited. Se trata de una doctrina de los Estados Unidos de América que permite un uso limitado de material con derechos de autor sin tener que obtener primero el permiso del titular. Se permite la utilización de cualquier material siempre que su objetivo sea educativo, de investigación y, sobre todo, sin ánimo comercial o de lucro. El Museum of Fine Arts de Boston, por ejemplo, informa sobre esta utilidad en su web.

Open Content Program. Licencia especial del J. Paul Getty Museum para libre uso de todas las imágenes digitales de su página web

Public Domain. El permiso Public Domain engloba el patrimonio intelectual que está libre de toda exclusividad en su acceso y utilización.​ Incluye elementos que no tienen restricciones de derecho de autor establecidas, así como obras literarias, artísticas o científicas en las que ha expirado el plazo de protección del derecho de autor.

Wikimedia Commons. De la conocida familia de contenido libre y sin ánimo de lucro, todos sus archivos se encuentran bajo la licencia Creative Commons CC0.